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Regularien für die Abgabe von Pflichtexemplaren als elektronische Version

Grundlage
Voraussetzung für die Annahme in elektronischer Form
Formale Gesichtspunkte
Zusätzliches Angebot für die Autoren
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Grundlage

Laut Beschluß vom 30.10.1997 hat die Kultusministerkonferenz ihre bisherigen "Grundsätze für die Veröffentlichung von Dissertationen" um die Möglichkeit der digitalen Veröffentlichung von Dissertationen ergänzt.
Das Ministerium für Schule und Weiterbildung, Wissenschaft und Forschung des Landes NRW hat um zügige Anpassung der Promotionsordnungen gebeten.
Die Form der elektronischen Publikation von Dissertationen wird in vielen Prüfungsordnungen noch nicht erwähnt. Dennoch können Ablieferungen elektronischer Versionen in Form von CD-ROM's auf Grundlage des Beschlusses der Kultusministerkonferenz und in Absprache mit dem Ministerium bereits vor Änderung der derzeit gültigen Promotionsordnungen erfolgen.

 

Voraussetzung für die Annahme in elektronischer Form

Die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät erlaubt eine elektronische Publikation.
Bitte klären Sie vorab die Stückzahl der abzugebenden CD-ROM und ggf. der Druckversion.

Erklärung
Verbunden mit der Abgabe der Dissertation (Habilitation) ist die Vorlage der mit Schreibmaschine oder in Druckbuchstaben ausgefüllten Erklärung (Deutsche Version; Englische Version).
Inhaltsangabe (Abstract)
Um eine sachliche Suche in der Hochschulschriften-Datenbank der Universitätsbibliothek zu ermöglichen, muss der Dissertation (Habilitation) eine kurze Inhaltsangabe (Abstract) in deutscher Sprache im Datenformat .doc oder .txt beigefügt werden, Umfang maximal 1000 Zeichen inklusive Leerzeichen. Zusätzlich ist ein Abstract in anderen Sprachen möglich.
Damit diese vorgeschriebene Größe nicht überschritten wird, bitten wir dringend darum, entweder die in Microsoft Word integrierte Zählfunktion (Zeichen mit Leerzeichen) zu nutzen oder Zeichen und Leerzeichen manuell zu zählen. Hierbei wird ausschließlich der Text gezählt, also ohne Überschrift und Verfasserangabe.
Die in der Dissertation (Habilitation) vorhandene Zusammenfassung wird von uns extrahiert und auf der Indexseite, die die UB für jede Dissertation bzw. Habilitation anlegt, zur Verfügung gestellt.
Schlagworte
Für die weitere sachliche Erschließung bitten wir um die Nennung von mindestens 5 deutschen Schlagworten. Diese Angaben sind für die Meldung der Dissertation an Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) erforderlich. Da der Sachtitel der Arbeit für die automatische Indexierung verwendet wird, bitten wir darum, auf übergeordnete Begriffe und gegebenenfalls Synonyme der im Sachtitel enthaltenen Worte zurückzugreifen. Hilfe zur Schlagwort-Vergabe
Datenformate
Bitte verwenden Sie nur die vorgeschriebenen Datenformate.
Abgabe
Die Abgabe der Dissertationen und Habilitationen muss in der Tausch- und Hochschulschriftenstelle (verantwortliche Mitarbeiterin: Frau N. Ihme) erfolgen, die auch für die Ausstellung der Bescheinigungen, als Nachweis über das Einreichen der erforderlichen Pflichtexemplare, welche dem Dekanat vorgelegt wird, zuständig ist. Dazu erfolgt dort zunächst die Überprüfung der Abgabeformalia, und im Rahmen dieser Feststellung wird auch die Prüfung der CD-Datenformate sowie der technischen Korrektheit veranlasst. Ein entsprechender Vermerk muss auf der "Erklärung" an vorgesehener Stelle abgezeichnet werden.
Hinweis
Enthält die Dissertation einen Lebenslauf, wird auch dieser gespeichert und in Datennetzen zur öffentlichen Nutzung bereitgestellt, kann damit auch von Suchmaschinen indexiert werden. Wir empfehlen deshalb, die Angaben im Lebenslauf auf die unbedingt notwendigen zu beschränken.

 

Formale Gesichtspunkte

Abgabe auf CD-ROM:

Hülle
CD-ROMs müssen sich in einer handelsüblichen Hartplastikhülle (Format: ca. 12 x 14 cm) befinden.
Einlegeblatt
Die Hartplastikhülle muss ein Einlegeblatt im Format der Hülle enthalten mit Verfasser- und Titelangabe sowie Vermerk der Fakultät, des Namens/der Namen des/der Gutachter/s und des Datums der mündlichen Prüfung.
Beschriftung
Auf der CD-ROM selbst müssen mit einem geeigneten Spezialstift auf der Oberseite in Druckschrift Name, Kurztitel der Arbeit, das Datum der mündlichen Prüfung sowie die Fakultät aufgetragen werden.
Gegebenenfalls sind oben genannte Vermerke auf einem handelsüblichen Label vorzunehmen.
Der innere Plastikring der CD-ROM muss freibleiben; dort werden bibliothekarische Archivierungsmerkmale angebracht.

 

Zusätzliches Angebot für die Autoren

Falls Sie dem Leser Ihrer Dissertation (Habilitation) die Möglichkeit geben wollen, mit Ihnen in Kontakt zu treten, veröffentlichen wir gerne Ihre E-Mail-Adresse und/oder die URL Ihrer Homepage.
Sollten Sie Teile Ihrer Dissertation (Habilitation) bereits anderweitig veröffentlicht haben, können Sie gegebenenfalls die Quellen angeben. Hierzu benötigen wir eine vollständige Literaturangabe (Zeitschriftentitel (ungekürzt), Jahrgang, Band, Heft, Seiten, Titel des Aufsatzes, Verfasser oder Titel des Buches, Verfasser, Verlagsort, Verlag, Erscheinungsjahr).
Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, bitten wir Sie, bei der Abgabe der Dissertation (Habilitation) das ausgefüllte Formular E-Publikationserlaubnis mitzubringen.
Auch die Zusendung des Formulars zu einem späteren Zeitpunkt ist möglich; beachten Sie jedoch bitte, daß aus datenschutzrechtlichen Gründen Ihre handschriftliche Unterschrift zwingend erforderlich ist, so daß wir Formulare, die per E-Mail eingehen, leider nicht berücksichtigen können.